5 Tips voor het soepel lopen van de jaarwerkmarathon

20 jaar geleden liep ik spontaan een halve marathon. Ik stortte mezelf na 21 kilometer huilend over de finish. Ik had het gehaald. Maar hoe…

De crux zat hem in het spontane. Ik was aan het trainen voor een halve marathon in september. Maar, een aantal maanden daarvoor, kwam ik een ‘leuk loopje’ tegen. Op de Veluwe. En toen dacht ik in al mijn naïviteit. Ach. nu. September. Wat maakt het uit?

Het maakte wél uit. Ik was er niet klaar voor. Ik had niet genoeg getraind. Ik had geen hartslagmeter en dus geen idee of ik mezelf aan het uitputten was of dat het lekker ging. Ik keek naar de mensen om me heen en rende op hún tempo. Kortom – ik was niet goed voorbereid.
Nu zou ik het anders aanpakken.

Voor jou is het jaarwerk wellicht ook een marathon. Het is een lange rit. Doorbuffelen. En als je niet goed voorbereid bent, kom je huilend over de finish. Uitgeput en klaar met al die klanten die er een zooitje van maken.

Dat kun je accepteren. Of je maakt een plan. Een plan waardoor je die marathon wél soepeltjes loopt. Een schema, voldoende slaap. De juiste voeding, dat soort dingen 😉 De finish is wellicht wat minder strak omkaderd dan bij een echte marathon, maar wat hetzelfde is, is het gevoel. Je wilt soepeltjes door dat jaarwerk heen, in plaats van jezelf uitgeput door de maanden sleuren.

In dit artikel geef ik je 5 tips om de jaarwerkmarathon soepel te lopen:

1. Neem de leiding
De allereerste tip is: Neem de leiding over het jaarwerk. Veel financials sturen hun klanten een mail, waarin ze vragen om de jaarwerk stukken aan te leveren. Soms staat daarin wannéér precies. Soms ook wát exact moet worden aangeleverd, en soms ook hoe. Maar te vaak wordt de bal gewoon bij de klant neergelegd, en is het aan de klant om daar vervolgens mee aan de slag te gaan.

Door het ontbreken van deadlines kan de boekhouder (daarmee bedoel ik ook de accountant en de fiscalist) geen planning maken – want hij/zij heeft geen idee welke klant wat en wanneer aanlevert.
Door het ontbreken van een volledige checklist, leveren klanten zelden alles in één keer goed aan. Ze mailen af en toe wat stukken door.
En als klanten geen instructies krijgen hoe ze de documenten moeten aanleveren (in welk portaal, naar welk mail adres) dan creëer je frictie in het proces.

Dat betekent nogal wat. Want jij moet als boekhouder checken of de aangeleverde stukken correct en compleet zijn. Je moet ze wellicht zelfs uit meerdere mailtjes bij elkaar zoeken. Je moet communiceren wat er ontbreekt en vervolgens wéér checken of het nu wel compleet is. Dit kost heel veel tijd. Tijd die voorkomen kan worden als je zorgt dat de klant het wel in één keer, correct én op de juiste manier (lees: Plek) aanlevert. Het first time right principe is hier heel belangrijk! Dus neem de leiding in het aanleverproces!

2. Maak taken super klein
Het tweede probleem, is dat financials zuchtend naar de lijst met ‘nog op te pakken jaarwerken’ kijken, en dan gewoon beginnen. Ze pakken er eentje op: Jaarwerk A. Na een half uurtje blijkt er toch informatie te ontbreken. Klant A wordt gemaild. Jaarwerk A wordt geparkeerd en Jaarwerk B wordt opgepakt. Als Klant A een weekje later met de informatie over de brug komt, heb je geen idee meer waar je was. En moet je de helft van het reeds gedane werk weer dunnetjes overdoen. Super super super zonde. Dit kost bergen tijd, geld en energie! Wat je te doen staat, is het hele jaarwerk indelen in superkleine taakjes. Waarschijnlijk bestaat één jaarwerk wel uit 80 of meer taakjes en subtaakjes. Je kunt dan vrij eenvoudig kleine taakjes uit het jaarwerk oppakken en afronden. Als je vast loopt, weet je precies waar je gebleven was. En belangrijker nog, anderen kunnen delen van het jaarwerkproces super makkelijk uit handen nemen. Dat sluit aan bij Tip 3:

3. Breng het proces in kaart
Als je het jaarwerk hebt ingedeeld in kleine subtaakjes, breng je die visueel (in een planningssysteem) in kaart. Ieder taakje heeft zijn eigen plek in de tijdlijn. En ieder taakje is toegewezen aan een persoon (jij of een teamlid). Door op deze manier te werken, hoef je alleen maar te doen wat jíj moet doen. Waar jouw expertise ligt. Want tientallen kleine 5-minuten taakjes, kunnen prima worden opgepakt door een collega, administratief medewerker of assistent. En dankzij het super strakke proces, kan iedereen aan meerdere jaarwerken tegelijkertijd werken, verlies je veel minder tijd als je switched tussen jaarwerken en hoef je geen taakjes te doen die een ander kan doen. Last but not least, je schrikt nooit meer ’s nachts wakker van een openstaande taak! Je hebt ze allemaal in beeld. Niets raakt nog kwijt!

4. Automatiseer teksten
Hoevaak stuur jij klanten dezelfde tekts? Dank voor… wat ontbreekt is…. Of: Het concept ….. wil je je goedkeuring…. Heel veel mails die jij schrijft, schrijf je vaker dan één keer. Misschien heb je zelfs wel een mapje met veelgebruikte teksten. Maar het opzoeken van de juiste tekst in het juiste mapje, kost waarschijnlijk meer tijd dan gewoon snel weer even typen. Dat kan beter! Je wilt standaardtektsen met super slimme software automatiseren! Daarmee kun je daadwerkelijk meer dan een uur per week besparen. En je teamleden ook! Hoe je dat doet? Dat ontdek je in tip 5!

5. Zoek een trainer
De laatste tip is: Zoek een trainer. Zoek iemand die stap 1 tot en met 4 door en door kent. Die daar handige checklists voor heeft gebouwd (lees: Trainingsschema’s). Die heeft uitgezocht welke tools het beste werken (lees: voeding) en die je aan de hand meeneemt door het proces zodat het een stuk soepeler gaat dan wanneer je gewoon zelf gaat rennen.

Wij willen dat trainingsteam voor je zijn! Wie zijn wij? Maja Donker – ultrarenner in het jaarwerk (echt rennen doet ze niet). Mark Meinema – expert in digitale tools (de voedingsreepjes dus!), Martijn Aslander – Lifehacker van het eerste uur en Digitale Fitheid expert. (hij inspireert je om te gaan ‘lopen’, harder – slimmer – dan je ooit deed!). En ik zelf, ik geef je alle duwtjes in je rug, om te starten en door te gaan, omdat ik weet dat je je klanten veel meer te bieden hebt dan dat jaarwerk!

Dit is mijn eerste duwtje: Meld je aan voor het 6 weken programma Superstroomlijn het jaarwerkproces!

Op digitaalfitvoorfinancials.nl staat alle informatie inclusief de data.
Het programma is op 6 woensdagavonden vanaf 18 mei!
3 sessies zijn online en 3 zijn live. Zodat je leert van en met vakgenoten – en ook nog eens hele leuke avonden hebt 😉 Dat beloven wij!

Dus wil je nu eindelijk het jaarwerkproces onder controle krijgen? Én tegelijkertijd zoveel nieuwe dingen leren dat je daar bovenop zéker een uur per week bespaart?
Zorg dan dat je er bij bent!
Op digitaalfitvoorfinancials.nl staat alle informatie inclusief de data en betaalopties.

Als je je al ingeschreven hebt; Super! We hebben er zin in met jullie aan de slag te gaan!

Tot dan!